リモートワークといった多様な働き方が広まる中、シェアオフィスの利用が個人や法人の間で増えています。

シェアオフィスを利用することで、初期費用やランニングコストを抑えながら便利な場所にオフィスを持つことができ、規模や目的に応じて柔軟な利用が可能です。

しかし、シェアオフィスの特徴や他の施設との違い、選び方などについて気になる方もいらっしゃるでしょう。

この記事では、シェアオフィスのメリットやデメリット、コワーキングスペースやレンタルオフィスとの違いについて詳しく解説します。シェアオフィスに関心のある方は、ぜひ参考にしてください。

シェアオフィスとは？

シェアオフィスとは、複数の企業や個人が共同で利用するワークスペースのことです。

デスクや椅子、OA機器、インターネット回線、会議室など、仕事に必要な設備が完備されており、定額プランやドロップイン（一時利用）などニーズに合わせた利用が可能です。

シェアオフィスの魅力として、一般的なオフィスよりもコストが抑えられ、好立地にあり、他の利用者との情報交換も行える点が挙げられます。さらに、法人登記サービスを提供している施設もあります。

このようにシェアオフィスは、個人事業主や起業家、会社員にとって非常に使い勝手が良く実用性の高い作業環境といえるのです。

シェアオフィスで利用できる設備やサービス

シェアオフィスで提供されている主な設備やサービスは、以下のとおりです。

 

・有人受付

・電話取り次ぎサービス

・会議室利用

・フリードリンク

・軽食用自動販売機

・高速インターネット

・複合機

・ロッカー

・ホワイトボード

・プロジェクター

・シュレッダー

・法人登記サービス

・郵便物の受け取り・転送サービス など

 

シェアオフィスは設備やサービスが充実しているため、パソコンや資料を持ち込むだけですぐに仕事を始めることができます。

ただし、シェアオフィスや契約プランによって利用できる設備やサービスが異なるため、事前に確認しておきましょう。

シェアオフィスとコワーキングスペースの違い

コワーキングスペースとシェアオフィスはどちらもフリーアドレス制で、さまざまな人が共有して利用する点が似ています。

コワーキングスペースは、主に個人利用や利用者同士の交流を重視した施設です。一方、シェアオフィスはオフィス機能に重点を置いており、個人だけでなく多くの企業も利用します。

 

シェアオフィスとレンタルオフィスの違い

レンタルオフィスは、シェアオフィスのような共有スペースではなく、契約（レンタル）した専用スペースを利用できる施設です。

主に個室を提供しており、基本的に個人ではなく企業が利用します。

シェアオフィスを利用するメリット

シェアオフィスを利用するメリットとして、初期費用やランニングコストの削減や好立地などが挙げられます。これらのメリットを把握することで、シェアオフィスを利用するべきかどうか判断がしやすくなります。

ここからは、シェアオフィスを利用するメリットについて確認していきましょう。

 

初期費用を抑えられる

シェアオフィスを利用するメリットの一つは、初期費用を抑えられる点です。

オフィスを借りる際には、敷金・礼金・保証金・内装工事費・オフィス家具・OA機器などの費用が発生し、大きな負担となることが一般的です。小規模なオフィスであっても、初期費用が100〜200万円以上かかることも珍しくありません。

しかし、シェアオフィスであればこれらの費用は不要です。敷金や礼金などの費用はなく、オフィス家具やOA機器もすでにそろっているため、オフィスを賃貸する場合と比べて初期費用を大幅に削減できます。

 

ランニングコストを抑えられる

ランニングコストを抑えられる点も、シェアオフィスを利用するメリットです。

一般的なオフィスを賃貸する場合は、賃料・光熱費・通信費・消耗品費など、さまざまな費用がかかります。特に小規模な事業者にとっては、これらの費用が大きな負担となって利益を押し上げる要因となります。

一方のシェアオフィスでは、利用料に光熱費や通信費などが含まれており、毎月のコストを大幅に削減可能です。利用料は2〜3万円程度と、一般的なオフィスと比べて非常にリーズナブルです。

 

利便性の良い場所にオフィスが持てる

一般的なオフィスでは、好立地の物件ほど賃料が高額になるため、小規模な事業者には契約が難しいことがあります。しかし、シェアオフィスを利用すれば、好立地にオフィスを構えることが可能です。

シェアオフィスの多くは、都市部のビジネスエリアや主要駅から徒歩圏内に位置しています。非常に利便性が高いため、営業先への訪問や打ち合わせに非常に便利で、生産性の向上も期待できます。

 

事業や会社の規模に応じて柔軟に拡大・縮小できる

シェアオフィスのメリットの一つは、規模に応じて柔軟に拡大・縮小できる点です。

事業が成長して従業員数が増えたり、反対に会社の規模が縮小したりする場合は、オフィスの見直しが必要です。

通常、オフィスのスペースに余裕がなければ移転を検討する必要があり、その際に退去費用や新しいオフィスの初期費用がかかります。また、年単位での契約が一般的なため、途中解約の場合には違約金が発生することもあります。

シェアオフィスでは、利用料が人数に応じて変動するだけで、別のシェアオフィスに移る際にも退去費用や初期費用はほとんどかかりません。さらに、月単位で契約が行えるため、必要に応じて迅速に移転を決定できます。

 

法人登記が可能

一部のシェアオフィスでは、法人登記が可能です。会社を設立する際には、会社法で法人登記が義務付けられています。シェアオフィスで法人登記ができることで、自宅の住所を事務所として登録する必要がありません。また、好立地の住所を使用することで、社会的信用を得やすくなることもあります。

会社設立を検討している方にとって、法人登記サービスを提供するシェアオフィスは非常に便利といえるでしょう。

 

他の事業者と交流でき、人脈を広げられる

人脈を広げられる可能性があることも、シェアオフィスを利用する利点の一つです。です。個室もありますが、基本的に共有スペースを利用するため、他の法人や個人と交流する機会が多くあります。

さまざまな業界や職種の人と情報交換ができるため、新たな事業アイデアを得たり、仕事の機会を広げられたりする可能性があります。

さらに、合同での勉強会や業務提携の機会も生まれるかもしれません。シェアオフィスを利用することで、人脈が広がって事業にもプラスとなるでしょう。

シェアオフィスを利用するデメリットや注意点

シェアオフィスを利用するデメリットや注意点として、周囲の騒音・個人情報の取り扱い・追加料金などが挙げられます。

デメリットや注意点を把握することで、他の施設との具体的な比較やリスクへの対策が講じやすくなります。それでは、シェアオフィスを利用するデメリットや注意点について確認していきましょう。

 

周囲の騒音で仕事に集中できない場合がある

シェアオフィスを利用する際には、周囲の騒音によって仕事に集中できないことがあるため注意が必要です。

シェアオフィスは多くの人が利用することから、話し声や携帯の音、打ち合わせや会議の声、キーボードの打音などの雑音や騒音が気になることがあります。

一部の施設には間仕切りが設けられている場合もありますが、完全に音を遮断できるわけではありません。そのため、雑音や騒音が仕事の集中力を削ぎ、パフォーマンスの低下につながる恐れがあります。

どうしても雑音や騒音が気になる場合は、イヤホンで音楽を聴いたり、ノイズキャンセリング機能のあるヘッドフォンを利用したりして、外部の音を遮断する対策を講じましょう。

 

個人情報や機密情報の取り扱いには細心の注意が必要

シェアオフィスでは、特に個人情報や機密情報の取り扱い関して注意が必要です。

なぜなら、シェアオフィスには多くの人が出入りし、一般的なオフィスと比べてセキュリティレベルが低いからです。

特に共有スペースでは、席を離れている間にパソコンのデータが盗まれたり、資料が紛失したり、契約書や顧客情報が見られたりする可能性があります。

個人情報や機密情報の漏えいは重大な問題であり、場合によっては社会的信用を失うこともあります。

シェアオフィスは共有スペースであることを理解し、常に個人情報や機密情報の保護を心掛けましょう。また、席を離れる際にはパソコンのロックやUSBの取り外しを徹底するなど、安全対策を実施することも大切です。

シェアオフィスを選ぶ際には、セキュリティ対策がしっかりと施されているかどうか、事前に確認しておきましょう。

 

サービスによっては追加料金が発生する場合がある

シェアオフィスで提供されているサービスの中には、有料のものもあります。

例えば、会議室の利用には別途料金がかかり、複合機を使う際には印刷代が必要となることがあります。

追加料金が発生するサービスはシェアオフィスによって異なるため、事前に有料のサービスを確認することが重要です。

また、料金プランによっても無料で利用できるサービスの範囲が異なります。プランを選ぶ際には無料で利用できるサービスの範囲を確認しましょう。

 

席の確保が難しいことがある

シェアオフィスを利用する際のデメリットや注意点の一つは、席の確保が難しいことです。

多くのシェアオフィスでは、フリーアドレス制を採用していて、席数には限りがあります。タイミングによっては空席がなくなってしまい、施設が利用できない可能性があるので注意が必要です。

席を確保するためには、事前にWebサイトで空席状況を確認する、席数が多い施設を選ぶ、利用者が少ない時間帯を選択する、確実に席を確保できるプランを選ぶなどの対策を取りましょう。

 

シェアオフィスの主な利用者

シェアオフィスの主な利用者は、以下のとおりです。

 

・スタートアップ

・起業家

・個人事業主

・フリーランス

・デザイナー

・会社員

・コンサルタント

 

スタートアップや起業家は、事業拡大や会社設立を目指す際にシェアオフィスを利用することがあります。打ち合わせや営業に便利なことから、個人事業主やフリーランスにも人気があります。

また、さまざまな人と交流して新たなアイデアを得られるため、クリエイティブな職種の人にも人気です。

柔軟な働き方を推進する企業の社員や、多くの打ち合わせが必要なコンサルタントなども、シェアオフィスを活用しています。

 

シェアオフィスを選ぶ際のポイント

シェアオフィスを選ぶ際のポイントには、立地条件・建物の外観・料金・セキュリティなどがあります。これらのポイントを事前に確認することで、ニーズに適したシェアオフィスを選ぶことができます。

それでは、それぞれのポイントについて詳しく見ていきましょう。

 

立地

シェアオフィスを選ぶ際のポイントの一つが、立地条件です。

例えば、アクセスの良い場所であれば、来客対応や取引先への訪問が便利です。また、シェアオフィスの住所が一等地であれば、社会的信用も高まるでしょう。

訪問や来客対応が少ない場合は、自宅の近くを選ぶことで移動の手間が省けます。

シェアオフィスは、自身のニーズに合った立地条件を選択することが大切です。

 

建物の外観

シェアオフィスを選ぶ際は、外観にも気を配りましょう。

例えば、建物が古く外観が劣化していると、取引先や顧客に悪い印象を与えたり、従業員のモチベーションを下げたりする可能性があります。

逆に、建物の外観が新しく見映えが良ければ、取引先や従業員に好印象を与えられるでしょう。

共有スペースといえども、働く場所の外観にこだわることは大切です。

 

利用料金

シェアオフィスの料金プランには「月額制」と「ドロップイン（一時利用）」の2種類があります。

月額制は毎月定額を支払うもので「平日限定プラン」や「〇〜〇時プラン」など、施設によって複数のオプションがあります。

ドロップインは、1時間当たりに決められている利用料を利用時間に応じて支払うプランです。

施設によって料金やプランの種類が異なるため、予算やニーズに合ったプランがあるか事前に確認することが必要です。

 

設備やサービス

シェアオフィスを選ぶ際には、設備やサービスをよく比較することが大切です。

会議室の広さや数、法人登記の可否、電話の取り次ぎ、郵便物の受け取り・転送サービス、ロッカー、倉庫など、シェアオフィスによって提供される設備やサービスは異なります。

また、施設によっては同じサービスでも、無料の場合と有料の場合があります。

設備やサービスは、仕事の生産性や社会的信頼性にも影響するため、ニーズに合っているかどうか比較しましょう。

 

セキュリティ

シェアオフィスを選ぶ際には、セキュリティ対策も重要なポイントです。

セキュリティが不十分な施設を選んでしまうと、個人情報や機密情報が漏えいするリスクが高まります。

インターネット回線の安全性、入退室管理の厳密さ、防犯カメラの設置状況、受付、ロッカー、オートロックなど、施設や建物のセキュリティ対策がしっかりしているか確認しましょう。

可能であれば、内覧を通して実際の環境を見て、安全性を確認することが大切です。

 

個室

シェアオフィスを選ぶ際には、個室の数や広さも重要なポイントです。

個室が少ないと、希望する日時に利用できない場合があります。また、人数に対して十分な広さがない場合は、早急に移転を検討する必要が出てくるかもしれません。

将来の利用を見据えるためにも、個室の詳細な確認が必要です。

 

法人登記

会社設立を検討している場合は、法人登記が可能かどうかを確認しましょう。

一部のシェアオフィスでは、施設の住所を利用して法人登記が可能です。

法人登記ができれば、自宅などの住所を使用する必要がなくなります。

シェアオフィスを利用する際の流れ

シェアオフィスを利用する際の流れを事前に把握しておくと、スムーズに進めることができます。

以下では、シェアオフィスを利用する際の4つのステップについて紹介します。

 

1.内覧

気になるシェアオフィスが見つかったら、実際に内覧を行いましょう。写真だけでは、広さや雰囲気を正確に把握することが難しい場合があります。

サービスや設備、雰囲気、騒音の有無、実際の広さ、外観、セキュリティなどを直接確認し、ニーズに合っているかどうかをしっかり見極めましょう。

 

2.申し込み

内覧をして問題がなければ、申し込み手続きを進めます。

申し込みに必要な書類は施設で異なるため、事前の確認が大切です。

 

3.審査

申し込み後、入居審査が行われます。

審査の基準は施設によって異なり、非公開であることが一般的です。審査結果によっては、入居が認められない可能性もあることを理解しておきましょう。

審査を通過した場合は、契約手続きを行います。

 

4.利用開始

契約が完了したら、シェアオフィスを利用できます。

施設のルールを守りながら、利用しましょう。

 

まとめ

シェアオフィスは、一般のオフィスに比べてコストを抑えられ、好立地にあることが多く、充実した設備やサービスが整っています。他の利用者と交流することで、新たなアイデアやビジネスプランを生み出す可能性もあります。

また、事業や会社の規模に合わせて柔軟に利用でき、移転時の退去費用なども抑えることができます。

このように、シェアオフィスを活用することで、さまざまなプラスの効果が期待できるでしょう。

シェアオフィスに興味がある方は、ぜひこの機会に利用を検討してみてください。