レンタルオフィスを選ぶ際、どの基準で選べばよいか迷うことも多いでしょう。低コストで利用できるとはいえ、失敗は避けたいものです。

自社に最適なオフィスを選ぶことで、コスト削減や社会的信用の向上、従業員のモチベーションアップなどが期待できます。

ここでは、レンタルオフィスを選ぶ際の14のポイントと4つの注意点について詳しく解説します。

レンタルオフィスに興味がある方は、ぜひ参考にしてください。

 

レンタルオフィスを選ぶ際の14のポイント

 レンタルオフィスを選ぶ際の14のポイントは、以下の通りです。

 

1.立地と交通アクセス

2.セキュリティ対策

3.法人登記の可否

4.他の入居者の状況

5.初期費用と月額費用

6.オプション料金

7.契約期間と更新料

8.建物の外観とグレード

9.営業時間

10.設備とサービス内容

11.個室や会議室の有無

12.有人受付の有無

13.間仕切りや防音・空調設備

14.運営会社の信頼性

 

これらのポイントを確認することで、条件に合ったレンタルオフィスを選び、コスト削減などのメリットを得ることができます。各ポイントについて見ていきましょう。

 

1.立地と交通アクセス

レンタルオフィスを選ぶ際、立地や交通アクセスが良いかどうかは重要なポイントです。立地や交通アクセスが良いと、自社の信用を高めることができます。

例えば、誰もが知る有名なエリアにあるレンタルオフィスであれば、名刺やWebサイトの住所の見栄えがよくなり、好印象を与える可能性が高まります。

また交通アクセスが良ければ、営業や打ち合わせがスムーズに行える上に、通勤のしやすさが社員のモチベーションや採用にも良い影響を与えるでしょう。

特に設立間もない企業や知名度が低い企業、個人事業主にとって、立地や交通アクセスの良さは対外的な信用度や営業効率を向上させる重要な要素です。

立地や交通アクセスを重視して、レンタルオフィスを選ぶことをおすすめします。

 

2.セキュリティ対策

レンタルオフィスには個室もありますが、共有スペースも多く、さまざまな人が出入りするため、セキュリティ対策も重要なポイントです。

万が一個人情報や機密情報が漏れると、トラブルや重大な責任問題につながり、会社の存続にまで影響を及ぼす可能性があります。

オフィスのセキュリティとして、カードキーや個室の鍵、生体認証システム、受付、監視カメラの有無などを確認することが大切です。

また、フリーWi-Fiなどのインターネット回線のセキュリティレベルもチェックしましょう。インターネット回線のセキュリティ対策が不十分だと、不正アクセスなどによる個人情報漏えいリスクが高まります。

レンタルオフィスのホームページにセキュリティ情報が詳細に掲載されていない場合は、直接問い合わせるか、内見時に確認することをおすすめします。

 

3.法人登記の可否

レンタルオフィスの中には、住所を法人登記に利用できるところもあります。

レンタルオフィスで法人登記を行うことで、自宅の住所を公開せずに済むほか、好立地で社会的信用を得やすく、取引先の幅が広がる可能性があります。さらに、賃貸オフィスに比べて低コストで利用できる点も魅力です。

法人登記サービスが無料で提供されることもあれば、特定の料金プランに含まれている場合もありますし、別途料金が発生する場合もあります。また、住所を利用できても法人登記ができない施設もあるため、事前に確認することが大切です。

 

4.他の入居者の状況

レンタルオフィスを選ぶ際には、同じビルに入居している企業の情報を確認することが大切です。

競合企業や信用の低い企業と同じオフィスに入居する場合、トラブルや商談への悪影響が懸念されます。新商品や顧客情報の漏えいを防ぐために多くの制約が必要になるでしょう。また、優秀な人材が引き抜かれるリスクもあるため注意が必要です。

さらに、社会的信用が低い企業と同じ場所にいると、自社の対外的な信用も損なわれる可能性があります。

反対に、信頼性の高い企業が入居している場合は、ビジネスチャンスが広がり、対外的な信用も高まるでしょう。

契約前に、他の入居企業について情報を集めたり、内見時に直接確認したりすることをおすすめします。

 

5.初期費用と月額費用

初期費用と月額費用は、レンタルオフィスを選ぶ際に確認すべき重要なポイントです。コストを把握することで、自社に適した施設かどうかを判断しやすくなります。

レンタルオフィスは、一般的な賃貸オフィスと異なり、初期費用として敷金や礼金、保証金が不要なことが多いです。ただし、一部の施設ではこれらの費用が発生する場合もあるため注意が必要です。

月額費用には利用料や管理費、共益費などが含まれ、複数のプランが用意されていることもあります。レンタルオフィスの費用は経費として計上可能ですが、コストが高いと資金繰りが悪化する恐れがあります。

各施設の料金プランをしっかりと比較して、自社に最適なものを選ぶことが大切です。

 

6.オプション料金

レンタルオフィスでは、特定のサービスにオプション料金がかかる場合があります。代表的なオプションサービスには、以下のものがあります。

 

・電話代行サービス

・荷物受け取りサービス

・秘書代行サービス

・宅配ボックス利用 など

 

オプション料金が追加されるとランニングコストが変動するため、事前にオプション料金の有無や金額を確認することが大事です。また、オプション料金も考慮してオフィス費用の資金計画を立てることが必要です。

 

7.契約期間と更新料

契約期間や更新料も、レンタルオフィスを契約する際の重要な確認ポイントです。

なぜなら、レンタルオフィスによっては「契約期間が長い（年単位）」「更新料や違約金が高額」といった場合があるためです。

一部のレンタルオフィスでは週単位や月単位での契約が可能ですが、年単位の長期契約になると、業績や規模に応じた柔軟なオフィス変更が難しくなります。

また、更新料が無料のレンタルオフィスもありますが、高額な更新料や違約金が設定されている場合もあります。このような場合、大きな負担となり、経営判断に影響を及ぼす可能性があるため事前の確認が必要です。

 

8.建物の外観とグレード

レンタルオフィスを選ぶ際には、オフィスが入る建物の外観やグレードにも注目する必要があります。

建物の外観が古く老朽化が目立つ場合、取引先や顧客の印象、自社への信用に悪影響を及ぼす可能性があります。また、社員のモチベーションにも影響を与えるかもしれません。

一方で、外観やグレードが洗練された上質なものであれば、来訪者や社員に良い印象を与え、企業の信用や売上にポジティブな影響を与える可能性があります。

外観やグレードはレンタルオフィスのホームページでは十分に確認できないことがありますので、実際に現地を訪れて確認することをおすすめします。

 

9.営業時間

営業時間を確認することも、レンタルオフィスを選ぶ際の重要なポイントです。レンタルオフィスの営業時間は、会社の業務時間や受付時間に影響を与える可能性があります。

スタートアップやベンチャー企業で昼夜を問わず活動する場合、レンタルオフィスの営業時間が制約となることがあります。また、顧客サポート業務の迅速な対応が難しくなるかもしれません。

24時間365日営業のレンタルオフィスもありますが、すべての施設がそうではないため注意が必要です。また、営業時間外の利用には追加料金が発生することもあります。

自社の業務時間や受付時間に影響がないか、しっかり確認することが大切です。

 

10.設備とサービス内容

レンタルオフィスが提供する設備やサービスが、自社のニーズに合っているかを確認する必要があります。自社のニーズに合わない場合、営業効率や事務効率に影響を及ぼす可能性があるため、注意が必要です。

レンタルオフィスには、以下のような設備やサービスがあります。

 

・パソコン

・電源

・プリンター

・ホワイトボード

・複合機

・プロジェクター

・軽食販売

・宅配ボックス

・オフィス家具

・ルームクリーニング

・ロッカー

・郵便物発送代行

・福利厚生サービス

・ドリンクサービス など

 

自分たちのニーズに合った設備が整っていれば、設備購入費用を節約できます。

興味のあるレンタルオフィスを見つけたら、ホームページで設備やサービスを確認するだけでなく、実際に訪れてサイズや使い勝手をチェックすることが大切です。

 

11.個室や会議室の有無

個室や会議室の数や広さはレンタルオフィスによって異なるため、事前に確認する必要があります。

例えば、個室が狭いと社員数が少し増えただけで新たなオフィスを探さなければならないことがあります。また会議室が少ない場合は、他の入居者との調整が必要になり、希望の時間に利用できないこともあります。

個室や会議室の利用に支障がないことは、業務を円滑に進めるために重要です。

レンタルオフィスのホームページだけでなく、実際に現地で広さや利用状況を確認することをおすすめします。

 

12.有人受付の有無

有人受付の有無についても、レンタルオフィスを選ぶ際の確認ポイントです。

起業初期やフリーランスなど少人数で運営している場合、有人受付による電話代行や秘書代行などのサービスが業務負担の軽減に役立ちます。また、受付スタッフがいることで取引先や顧客に良い印象を与え、信頼性が高まる可能性があります。

ただし、有人受付がある施設は、無人受付の施設より利用料が高くなることがあるため注意が必要です。

また、受付スタッフの対応によっては逆に悪い印象を与えることもあるため、スタッフの対応レベルも含めて事前に確認することが大切です。

 

13.間仕切りや防音・空調設備

レンタルオフィスの個室には、天井まで壁がある完全個室タイプと、隙間がある半個室タイプの2種類があります。

電話や会議、商談が多い場合には、完全個室タイプのほうが適しています。半個室タイプでは音が周囲に漏れることが多く、周囲の音が気になることもあるためです。また、個人情報や機密情報の漏えいリスクも高まります。

ただし、完全個室タイプは半個室タイプよりも料金が高くなることがあります。

さらに、空調が全体で管理されているレンタルオフィスは、個室ごとの温度調整が難しいため、ストレスを感じるかもしれません。

レンタルオフィスを選ぶ際は、間仕切りの有無や空調設備についても十分に確認することをおすすめします。

 

14.運営会社の信頼性

レンタルオフィスでは個人情報や郵便物、荷物を扱うため、運営会社が信頼できるかどうかが非常に重要です。

また、運営会社が経営難に陥ったり事業がうまくいかなかったりした場合、レンタルオフィス事業を撤退する可能性があります。その場合、別のオフィスを探して、引っ越しや法人登記の手続きをしなければなりません。

運営会社の沿革、決算書、上場の有無、提供するサービス、経営陣、口コミ・評判などを調べ、信頼できる会社かどうかを確認することが大切です。

 

レンタルオフィスを選ぶ際の4つの注意点

レンタルオフィスを選ぶ際の注意点を把握しておくことで、オフィス選びの失敗リスクを軽減し、条件に最適な施設を選ぶことができます。

ここでは、レンタルオフィスを選ぶ際の4つの注意点について説明します。

 

複数のオフィスを比較検討する

レンタルオフィスを選ぶ際には、複数の施設を比較検討することが大切です。

設備やサービス、料金、広さなどが各レンタルオフィスで異なるため、比較することで条件に最適な施設が見つかる可能性が高まります。

「知名度があるから」や「よく見かけるから」といった理由で比較せずに決めてしまうと、条件に合った施設を見逃し、結果的にコストが高くなることがありますので、注意が必要です。

コストやオフィス環境にも影響するため、複数のレンタルオフィスを比較してから最終決定することをおすすめします。

 

内見を行う

レンタルオフィスを選ぶ際は、内見をすることをおすすめします。

ホームページや口頭での説明だけでは、設備やサービス、広さ、雰囲気などの詳細を正確に把握するのは難しいためです。自分たちの拠点となる重要な場所ですので、直接現地で確認することが大切です。

内見をせずに契約すると、入居後に「思ったより個室が狭い」「設備が古い」「信頼性の低い企業が入居していた」といった問題が発覚する恐れがあります。

また、建物の外観や通勤経路も確認できるので、内見をしてから契約するようにしましょう。

 

従業員や取引先、顧客の視点でも評価する

レンタルオフィスを選ぶ際は、自分の視点だけでなく、従業員や取引先、顧客の視点も考慮して評価することが必要です。

「設備や立地が良いと、従業員の業務効率やモチベーションが向上する」

「一等地にあることで、取引先や顧客に好印象を与える」

「コストが魅力的でも、老朽化やアクセスの悪さが顧客に悪印象を与える可能性がある」

 

このように多角的な視点から評価することで、より多くの効果が期待できるレンタルオフィスを選ぶことができます。

オフィスにはさまざまな役割や効果があるため、幅広い視点で評価し、最適な選択をしましょう。

 

会社や事業規模に応じた柔軟な対応が可能か確認する

会社や事業の規模に応じて柔軟に対応できるレンタルオフィスを選ぶことをおすすめします。

理由は、「事業拡大に伴って社員数を増やす」「主要な取引先を失い売上が大幅に減少する」といった状況が発生した際に、スピーディーにオフィスの移転や縮小を検討できるからです。

柔軟な対応が難しい場合、余計なコストが発生する可能性があるため注意が必要です。

契約期間、更新料、違約金、個室の広さなどを確認し、状況に応じた対応が可能かどうかを事前に確認しておきましょう。

まとめ

本記事で紹介した14のポイントと4つの注意点を参考にすることで、条件に合ったレンタルオフィスを見つけることができます。

最適なレンタルオフィスを選ぶことで、対外的な信用度やモチベーションの向上、コスト削減、取引先の開拓など、さまざまな効果が期待できます。

気になるレンタルオフィスがあれば、複数の施設を比較して最終決定をすることが重要です。

この機会に、条件に合ったレンタルオフィスをぜひ探してみてください。

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