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リモートオフィスとは？テレワークとの違いやメリット、導入のポイントを解説
近年、働き方改革の流れを受け、テレワークが注目されています。
しかし、テレワークを快適に行うためには、適切な作業環境を整えることが大切です。
そこで注目されているのが「リモートオフィス」です。
自宅にリモートオフィスを設けることにより、業務に集中しやすくなり、作業効率が向上するとされています。
そこで本記事では、リモートオフィスとテレワークの違いや、リモートオフィスのメリット、環境の構築が難しい場合の対策方法について解説します。
リモートオフィスに興味のある方は、ぜひ参考にしてください。
リモートオフィスとは
リモートオフィスとは、自宅で快適にテレワークができるよう整えられた作業環境のことです。
専用のデスクや椅子、パソコン、インターネット回線、プリンターなど、必要な備品がそろっており、さらには十分なスペースや防音設備、セキュリティも確保されています。
最近では、働き方改革の普及や感染症対策を背景に、テレワークを導入する企業が増えています。
テレワークのしやすい環境を整備することで、自宅での業務に集中して取り組みやすくなり、作業効率を高めることが可能となるのです。
また、従業員は自宅でも高い生産性を維持でき、オンライン会議や打ち合わせにも安心して参加できるようになります。
リモートオフィスとテレワークの違い
リモートオフィスは、主に働く環境のことを指し、テレワークは働き方そのものを意味します。
どちらも会社以外での労働を指すため、この二つの用語は混同されがちです。
しかし、ビジネスシーンで適切にコミュニケーションを図るためには、言葉の使い分けが求められるため、それぞれの言葉の持つ意味や違いを正しく理解することは大切です。
そこで、ここからはリモートオフィスとテレワークの違いについて見ていきましょう。
リモートオフィス：会社以外に構築する働く環境のこと
リモートオフィスとは、自宅に作られたテレワークに適した環境のことです。リモートオフィスを設けることにより、自宅でも集中して作業ができます。
通常、リモートオフィスには、十分なスペックのパソコンやインターネットの回線速度、業務で使用するツール、防音設備、セキュリティ対策などが備わっています。
そのため、自宅からでも社内のネットワークや共有ファイルに安心してアクセスでき、業務をスムーズに進めることが可能なのです。
テレワーク：会社以外で業務を行う働き方のこと
厚生労働省は、テレワークを「ICT（情報通信技術）を活用し、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方」と定義しています。
テレワークを導入することで、自宅やカフェ、コワーキングスペース、図書館など、会社以外の場所でも業務が可能になります。
育児や介護で忙しい方や、遠方に住んでいて通勤が困難な方も仕事に取り組むことができ、災害で交通機関が止まった際にも業務を継続することが可能です。
テレワークは、就業場所に応じて次の3つに分類されます。
・在宅勤務：自宅を就業場所とする働き方
・サテライトオフィス勤務：企業の専用施設、コワーキングスペース、レンタルオフィスなどを就業場所とする働き方
・モバイル勤務：カフェや移動中の電車、ホテルなど、特定の場所に縛られずにさまざまな場所で業務を行う働き方
テレワークには、従業員が柔軟な働き方を実現できるのみならず、企業側にとってもコスト削減がしやすいといったメリットがあります。
参照：厚生労働省「テレワークとは」
リモートオフィスのメリット
リモートオフィスを構築するメリットとして、集中しやすく作業効率が向上する、外部施設に比べてコストを削減しやすい、感染リスクを抑えられることが挙げられます。
これらのメリットを理解することで、ほかの働く環境との違いが明確になり、リモートオフィスを導入するかどうかの判断材料となります。
以下では、自宅にリモートオフィスを設けるメリットについて見ていきましょう。
業務に集中しやすく作業効率が上がる
リモートオフィスを構築するメリットの一つは、業務に集中しやすくなり、作業効率の向上が期待できる点です。
リモートオフィスの環境が整っていない場合、パソコンのスペック不足やインターネット回線の速度不足、必要なツールの不備などが原因となり、業務に支障が出る可能性があります。
また、防音設備やセキュリティが不十分だと、情報漏洩のリスクが高まり、懸念点が増えることで集中力がそがれ、効率も落ちてしまうかもしれません。
集中して業務を行うことが難しくなれば、作業効率は低下するでしょう。
そのため、リモートオフィスをしっかり構築し、必要な機器やインターネット回線、防音設備、セキュリティを整えることで、安心して業務に取り組むことができます。
快適な作業環境では、会社と同等の作業効率やパフォーマンスを発揮できます。
外部施設に比べてコスト削減が可能
リモートオフィスの構築には、コワーキングスペースやレンタルオフィスなどの外部施設を利用するより、ランニングコストを抑えられるというメリットがあります。
コワーキングスペースやレンタルオフィスでは、快適なテレワーク環境が整っています。
モニターや高速インターネット、プリンター、フリードリンク、強固なセキュリティ、個室、会議室など、さまざまな設備が利用可能です。
一方で、利用料がかかるため、長期間利用する場合はコストがかさむ可能性があります。
コワーキングスペースの料金相場は、地域や施設によっても異なりますが、ドロップイン（単発利用）で1時間300円〜700円、月額会員で5,000円〜4万円程度です。
一方、自宅にリモートオフィスを構える場合は、パソコンやデスク、インターネット回線の導入に一定の初期費用が必要ですが、ランニングコストは光熱費と有料ツールの利用料のみです。
そのため、長期にわたりテレワークを行う際は、外部施設を利用するよりもコストを抑えられる可能性があります。
ただし、期間がそれほど長くない場合や見通しが不透明なときは、外部施設の利用を検討してもよいでしょう。
感染リスクを抑えられる
感染症の感染リスクを抑えられるのも、自宅にリモートオフィスを持つメリットです。
リモートオフィスを設置するとテレワークがしやすくなるため、世界的な感染症や国内のインフルエンザの流行時には、社内での感染のリスクを減らせます。
すると、体調を崩したり、仕事を休んだりすることが少なくなり、業務の遅延を避けることが可能です。また、周囲に迷惑をかける心配もなくなります。
リモートオフィスを構築する際のポイント
リモートオフィスを構築する際は、業務に支障が出ないよう、十分なスペックのパソコンと安定したインターネット環境を整えることが大事です。もちろん、セキュリティ対策も欠かせません。
これらのポイントを事前に確認することで、業務への影響を回避して、作業効率を高めることができます。
ここからは、リモートオフィスを構築する際のポイントを紹介します。
業務に十分なスペックのパソコンを準備
リモートオフィスを設置する際は、業務に十分なスペックを持ったパソコンを準備する必要があります。
パソコンのスペックが不十分だと、データのダウンロードが遅くなったり、作業中に作動が頻繁に固まったりして、作業効率が大幅に低下します。
すると、ストレスがたまり集中力もそがれてしまい、仕事の質にも悪影響を及ぼすでしょう。
購入予定のパソコンや現在使用しているパソコンのCPU、メモリ、ストレージを確認してみてください。
例えば、メモリは容量が大きいほど、同時に処理できるデータ量が増え、快適に作業ができます。仕事用のパソコンは、一般的に8GB以上のメモリが目安とされています。
安定したインターネット環境の整備
安定したインターネット環境を整えることも、リモートオフィスを構築する際の重要なポイントです。
インターネット回線が遅く不安定だと、ファイルのアップロードに時間がかかる、メールが送れない、情報収集が難しい、オンライン会議に参加できないなど、多方面で業務に支障をきたす恐れがあります。
その結果、作業効率が大幅に低下し、打ち合わせや納期に間に合わなければ、取引先に迷惑をかけてしまいます。ほかにも、新規顧客の獲得を失敗する可能性が考えられます。
インターネット環境を整える際には、光回線やWi-Fiルーターの通信速度、通信規格、対応周波数帯、契約プランなどを確認し、業務に支障が出ないものを選ぶことが大切です。
徹底したセキュリティ対策の実施
リモートオフィスを設置する際には、セキュリティ対策が不可欠です。セキュリティ対策が不十分だと、個人情報や会社の機密情報が外部に漏れるリスクが高まります。
たった一人のセキュリティ意識が甘いだけでも、会社や取引先に大きな損害が及ぶ可能性があります。
具体的なセキュリティ対策には、以下のものが挙げられます。
・ウイルス対策ソフトの導入
・紙資料の持ち出し制限
・データの暗号化
・安全なインターネット回線の使用
・覗き見対策
・セキュリティが強化されたツールの利用
・OSやアプリケーションのアップデート
このように、総合的なセキュリティ対策をおすすめします。
バーチャルオフィスツールの有効活用
テレワークの際に課題となるのは、社員とのコミュニケーションです。
社員同士のコミュニケーションが不足すると、プロジェクトの進捗や業務ノウハウ、顧客情報の共有が滞り、業務の重複や機会損失が生じるリスクがあります。
Zoomなどのコミュニケーションツールやバーチャルオフィスツールを積極的に活用することで、社員やプロジェクトメンバーとのコミュニケーションが円滑になり、情報共有をスムーズに行えます。
ただし、これらのツールを有効活用するためにも、十分なスペックを持ったパソコンや安定したインターネット環境、万全なセキュリティ対策が重要です。
リモートオフィス構築にかかる費用
リモートオフィスを構築する際には、必要な設備を導入する必要があります。主な設備の導入費用は以下のとおりです。
・パソコン…5万円〜15万円
・インターネット回線…月4,000円〜6,000円
・デスク…1万円〜8万円
・椅子…5,000円〜5万円
また、これらの費用に加え、防音設備やセキュリティ対策、有料ツールの利用料が発生することもあります。
さらに、長時間自宅で過ごすことで光熱費が増加したり、電話でのやり取りによって通信費がかさんだりすることも考えられます。
リモートオフィスなしでテレワークを行う際の懸念点
リモートオフィスを設けないままテレワークを行うと、生産性の低下や情報漏洩といったリスクが生じる可能性があります。
設置しない場合の懸念点を理解することで、リモートオフィスの重要性が明確になります。
それでは、リモートオフィスなしでテレワークを行う際の懸念点を見ていきましょう。
生産性低下のリスク
リモートオフィスを整備していない場合、以下のような問題が生じる可能性がります。生産性が低下するリスクがあるため、注意しましょう。
・パソコンのスペック不足で動作が遅い
・インターネット接続が不安定で時間がかかる
・適切な椅子やデスクがなく身体に負担がかかる
・社員やメンバーとのコミュニケーションが取りづらい
・周囲の雑音が気になり集中できない
作業効率の低下に加え、結果として納期遅れにつながってしまえば、より大きな損害を被るリスクもあります。
情報漏洩などのトラブルの可能性
リモートオフィスを整備していない場合、セキュリティ対策が不十分となり、個人情報や会社の機密情報が漏洩する危険性があります。
テレワークでは外部から社内ネットワークにアクセスするため、徹底したセキュリティ対策が必要です。
情報漏洩が起きると、会社に深刻な損害を与えてしまう可能性があります。
まずは、セキュリティ対策ソフトの導入、OSやアプリの定期的なアップデート、怪しいファイルやリンクを開かないなど、基本的な対策を徹底することが大切です。
リモートオフィス構築が難しい場合の対応策
予算や環境の都合で自宅にリモートオフィスを構築できない場合、コワーキングスペースやレンタルオフィスを利用するのも一つの方法です。
コワーキングスペースやレンタルオフィスを利用すれば、設備導入にかかる初期コストを抑えることができます。
以下では、それぞれの特徴についてご紹介します。
コワーキングスペースの活用
コワーキングスペースは、会社員・起業家・学生など、さまざまな人が共有して利用するワークスペースです。
デスクや椅子、インターネット回線、プリンター、フリードリンク、モニター、会議室、ホワイトボードなど、テレワークに必要な設備がそろっています。
そのため、利用者はパソコンや資料を持ち込むだけで業務を始められます。
コワーキングスペースの主なメリット・デメリットは、以下のとおりです。
■メリット
・初期費用を抑えられる
・設備が充実している
・新たな人脈やコミュニティを築ける
・周囲を気にせずに仕事に集中できる
設備が整っているため、自力で準備する必要がなく、初期費用を抑えられます。
また、年齢も職業も違う人たちが利用しているため、さまざまな人とコミュニケーションを取ることも可能です。
■デメリット
・席が空いていないことがある
・利用料がかかる
・自宅の近くにない場合がある
施設によって異なりますが、ドロップイン（単発利用）の料金は1時間300円〜700円、月額会員の場合は5,000円〜4万円程度が相場です。
また、時間帯によっては席が空いていないこともあるため、注意しなければなりません。
レンタルオフィスの利用
レンタルオフィスは貸事務所のことを指し、多くのレンタルオフィスでは個室を利用できます。
コワーキングスペース同様、デスクやモニター、プリンター、フリードリンクなど、テレワークを行うのに十分な設備がそろっています。
レンタルオフィスの主なメリット・デメリットは、以下のとおりです。
■メリット
・個室や会議室が利用できる
・必要な設備が整っている
・初期費用を抑えられる
・アクセスの良い施設が多い
レンタルオフィスを利用することで、自宅にリモートオフィスを構築する必要がなく、初期費用を抑えられます。
また、アクセスが良い施設が多いため、頻繁に利用する際にも便利です。
■デメリット
・利用料がかかる
・コワーキングスペースよりも料金が高い
・内装や設備を変更できない
・利用時間に制限を設けている場合がある
レンタルオフィスは、主に個室を利用することになるため、コワーキングスペースよりも料金が高い傾向があります。
また、レンタルのため内装や設備を自由に変更することはできません。
まとめ
テレワークを行うに当たり、リモートオフィスを設置することで、業務の生産性の向上が期待できます。
自宅にリモートオフィスを構築する場合は、十分な性能を持つパソコンやインターネット環境を整え、セキュリティ対策をしっかりと講じましょう。
もしもリモートオフィスの構築が難しい場合は、コワーキングスペースやレンタルオフィスの利用がおすすめです。初期費用を抑えられるだけでなく、すぐに業務を始めることができます。
まずは、本記事を参考に、ぜひリモートオフィスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。