近年、テレワークやリモートワークといった働き方が広がり、オフィスに対するニーズも大きく変化しています。

そんな中、注目を集めているのが「サービスオフィス」です。

サービスオフィスは、オフィス家具や通信環境に加えて、受付や秘書サービスも提供されるオフィスです。

起業直後でコストを抑えたい企業や、好立地にオフィスを持ちたい企業など、さまざまな企業にとって魅力的な選択肢となっています。

この記事では、サービスオフィスの特徴やメリット・デメリット、他のオフィスとの違いについて解説していますので、ぜひ参考にしてください。

サービスオフィスとは

サービスオフィスは、業務に必要な家具、OA機器、セキュリティ、通信インフラが整ったオフィス空間を提供するサービスです。

月額や利用時間に応じた料金で利用できます。

デスクや什器、複合機、Wi-Fi、シュレッダー、モニターなどの設備に加え、会議室、ラウンジ、ロビーなども完備されています。

また、受付業務や電話対応、秘書代行、郵便の受取・転送サービスなども提供されていて、手厚いサポートが特徴です。

サービスオフィスは駅近の一等地に位置することが多く、ビジネスに必要な環境が整っているため、多くの企業が活用しています。

サービスオフィスを利用するメリット

サービスオフィスには、賃貸オフィスに比べて初期費用を抑えられること、充実したサービスが利用できること、上質な空間で働けてモチベーションを高められることなど、多くのメリットがあります。

メリットを理解することで、他のオフィスサービスとの具体的な比較が可能になります。

ここでは、サービスオフィスを利用するメリットについて見ていきましょう。

賃貸オフィスよりもコストを抑えられる

サービスオフィスのメリットの一つは、賃貸オフィスに比べて初期費用が抑えられる点です。

通常、賃貸オフィスを借りる際には、以下のような初期費用がかかります。

 

・保証金

・礼金

・仲介手数料

・前払いの賃料

・火災保険料

・委託料

 

上記の費用に加え、オフィス家具や設備の導入費、内装工事費なども必要で、初期費用が数百万円に達することも少なくありません。

一方でサービスオフィスの場合は、入会金程度の負担で済むことが多く、保証料や仲介手数料、火災保険料などは不要です。

また、オフィス家具や設備も揃っていて、内装工事も必要ないため、初期費用を大幅に抑えられます。

サービスが充実している

サービスオフィスを利用するメリットの一つは、充実したサービスが提供されている点です。

サービスオフィスで利用できる主なサービスには、次のようなものがあります。

 

・有人受付

・秘書代行

・電話代行

・郵便受取・転送

・フリードリンク

・フード提供

・セミナー、イベントスペース

・クリーニング など

 

仕事に必要なオフィス機器やインターネット環境が整っているだけでなく、これらのサービスも利用可能です。

例えば、有人受付や電話代行サービスを利用すれば、専属の受付スタッフを雇う必要がなくなり人件費を抑えられます。

また、電話応対の負担が軽減されることで、業務に集中しやすくなります。

上質で快適な空間で働ける

上質で快適な空間で働けることも、サービスオフィスを利用するメリットです。

 

・天井が高く開放感のあるオフィス

・高級感のある内装のオフィス

・新築で広々とした空間のオフィス

・おしゃれで洗練されたデザインのオフィス

・最新設備が整ったオフィス など

 

上質な環境が整えられているサービスオフィスが多くあります。

職場環境に対する満足度が向上し、社員の仕事へのモチベーションや会社への貢献意欲も高まることが期待されます。

また、顧客や取引先にも好印象を与えることができるでしょう。

利便性の高い立地でアクセスが良い

サービスオフィスは、都市部の主要駅から徒歩圏内に位置することも多く、アクセスが良い点もメリットです。

好立地のオフィスは、打ち合わせや営業を効率的に行うことが可能です。

さらに、一等地にオフィスを構えることで、顧客や取引先からの信頼を得やすくなります。

通勤が便利なため、従業員の満足度やモチベーションアップも期待できるでしょう。

また、経済的な理由で駅近の賃貸オフィスに入居することが難しい場合でも、サービスオフィスなら利用することが可能です。

短期契約が可能で柔軟に利用できる

サービスオフィスのメリットの一つは、短期契約が可能で柔軟に利用できる点です。

賃貸オフィスの場合、一般的に契約期間は2年で、途中退去の際には違約金が発生します。

そのため、従業員数や財務状況の変化に応じて柔軟にオフィスを変更することが難しい場合があります。

一方で、サービスオフィスは契約期間が2年程度のものもあれば、1年未満の短期利用も可能です。

そのため、状況に応じて柔軟に対応できます。

万全なセキュリティ対策が整っている

万全なセキュリティ対策が整っている点も、サービスオフィスを利用するメリットです。

外部施設を利用する際、特に気になるのがセキュリティ面です。

個人情報や機密情報が漏洩すれば、会社や取引先、顧客に多大な影響を及ぼす可能性があります。

サービスオフィスでは以下のようなセキュリティ対策が施されていて、部外者の出入りも制限されているため、安心して仕事に集中できます。

 

・入退室管理システム

・カードキー

・防犯カメラ

・オートロック

・受付

・警備会社との連携

・シュレッダー

・セキュリティレベルの高いWi-Fi など

 

多くの施設で高いセキュリティが確保されているため、情報漏洩リスクを軽減できます。

サービスオフィスを利用する際のデメリットと注意点

サービスオフィスを利用する際のデメリットや注意点として、内装の変更ができないことや、利用時間に制限があることなどが挙げられます。

デメリットや注意点を把握することで、条件に合った施設選びや計画的な利用がしやすくなります。

ここでは、サービスオフィスを利用する際のデメリットと注意点について見ていきましょう。

内装を自由に変更できない

サービスオフィスのデメリットは、内装を自由に変更できないことです。

賃貸オフィスであれば、規定の範囲内で壁紙を自社のテーマカラーに変えたり、天井を装飾したりするなど、好みや会社のイメージに合わせて改装することが可能です。

しかし、サービスオフィスの場合は、既存の内装や設備を変更することはできません。

契約した個室内であっても、改装はできないため注意が必要です。

利用時間に制限がある

サービスオフィスは、施設によって利用できる時間が異なります。

24時間利用できるところもありますが、9時〜21時など利用時間に制限がある施設も多く存在します。

利用時間に制限がある場合、早朝の利用ができなかったり、残業しようとしても建物が閉まっていたりすることがあるため注意が必要です。

業務時間帯と施設の利用時間が大きく異なる場合は、業務効率が下がる可能性もあります。

追加料金がかかるケースがある

サービスオフィスによっては、特定のサービスを利用する際に追加料金がかかる場合があります。

オプションサービスには、次のようなものがあります。

 

・会議室の利用

・間仕切り壁の設置

・専用ネット回線の敷設

・法人登記

・コピー機の利用

・郵便管理、転送 など

 

追加料金の有無によって毎月の支出が変動するため、事前に条件や料金を確認しておくことが大切です。

通信速度が遅くなることがある

サービスオフィスでは、共用Wi-Fiが利用可能な場合が多いですが、利用者が増える時間帯は通信速度が低下することがあります。

通信速度が低下すると、データの読み込みやアップロードに時間がかかり、業務効率に支障をきたすことがあります。

また、メール送信やビデオ会議にも影響が出る可能性があるため注意が必要です。

特に利用者の多いサービスオフィスを選ぶ際には、通信速度や安定性を事前に確認しておくことが大切です。

サービスオフィスとそのほかのオフィスサービスとの違い

オフィスサービスには、シェアオフィス、レンタルオフィス、コワーキングスペース、バーチャルオフィス、サテライトオフィスなどがあります。

それぞれの特徴やサービスオフィスとの違いを理解することで、自社に適した形態を選ぶことができます。

ここでは、サービスオフィスとその他のオフィスサービスとの違いについて確認していきましょう。

シェアオフィスとの違い

シェアオフィスは、ワークスペースをさまざまな企業や個人が共同で利用するため、異業種の人と交流しやすい環境が特徴です。

また、他のオフィス形態に比べて料金がリーズナブルな傾向にあります。

ただし、共用スペースであるため、会議や打ち合わせのしづらさや機密情報の取り扱いには注意が必要です。

サービスオフィスと同様に、デスクやインターネット、プリンターなどの仕事に必要な設備が整っていて、快適に利用できます。

レンタルオフィスとの違い

レンタルオフィスとは、貸事務所のことです。

通常の賃貸オフィスと異なり、敷金や保証金、仲介手数料が不要で、初期費用が抑えられるのが特徴です。

契約した個室を利用できるため、プライバシーが守られ、会議や打ち合わせを行いやすい環境が整っています。

また、会議室や郵便受付、登記サービスなども利用可能です。

ただし、サービスオフィスと比べると、空間の高級感や利用できるサービス・設備の充実度はやや劣る場合があります。

コワーキングスペースとの違い

コワーキングスペースは、複数の企業や個人が共用するオープンスペースです。

個室がないことが多く、フリーアドレス制で自由に席を選べます。

会社員や起業家だけでなく、学生や主婦など幅広い人が利用していて、交流がしやすい点も魅力です。

また、サービスオフィスに比べて料金がリーズナブルな傾向があります。

ただし、オープンスペースが中心となるため会議や打ち合わせがしづらく、セキュリティ面でやや不安があります。

バーチャルオフィスとの違い

バーチャルオフィスとは、文字通り、仮想の事務所のことです。

実際の施設を利用するサービスオフィスとは異なり、バーチャルオフィスはビジネス用の住所を提供するサービスです。

法人登記に必要な住所や電話番号をレンタルすることができます。

実際にその場所で業務を行うサービスオフィスとは、利用目的や方法が異なります。

サテライトオフィスとの違い

サテライトオフィスとは、企業の本拠地から離れた場所に設けられた小規模なオフィスです。

例えば、首都圏に本社がある企業が、地方や郊外にサテライトオフィスを設けることで、従業員の通勤やテレワーク、取引先との打ち合わせがより便利になります。

ワークライフバランスが改善され、従業員の満足度アップが期待できるでしょう。

ただし、サービスオフィスと比べて、広さやサービス、設備が限定されている場合があります。

サービスオフィスの利用が適している企業

サービスオフィスは、起業直後でコストを抑えたい企業やテレワークの導入を検討している企業などに適している可能性があります。

どのような企業に向いているかを理解することは、サービスオフィスの利用を判断する際に役立ちます。

ここでは、サービスオフィスの利用が適している企業について見ていきましょう。

起業直後でコストを抑えたい企業

起業直後でコストを抑えたい企業には、サービスオフィスが適している可能性があります。

なぜなら、サービスオフィスは賃貸オフィスと比べて初期費用を抑えられるからです。

サービスオフィスの場合、賃貸オフィスのように保証金や礼金、仲介手数料、火災保険料などの費用が発生しません。

入会金のみで利用を開始できる施設も多いです。

起業したばかりの会社にとって資金繰りは重要な課題であるため、まとまった初期費用が不要なサービスオフィスは、魅力的な選択肢といえるでしょう。

テレワークの導入を検討している企業

テレワークを導入予定の企業にも、サービスオフィスが適している可能性があります。

従業員が自宅にテレワーク環境を整える場合、一定の費用がかかる上に、環境にばらつきが生じることがあります。また、セキュリティ面も不安です。

サービスオフィスを利用すれば、必要な設備が整っている上にセキュリティも万全なため、会社も従業員も安心して業務を行うことができます。

自宅では仕事とプライベートの境目が曖昧になりがちですが、サービスオフィスなら集中して業務に取り組むことができるでしょう。

好立地にオフィスを構えたい企業

サービスオフィスは、好立地にオフィスを構えたい企業にも適しています。

なぜなら、多くのサービスオフィスが、都市部の駅近などの便利な場所に位置しているからです。

通常、そのような立地のオフィスを借りるには、まとまった資金が必要です。

しかし、サービスオフィスなら賃貸オフィスに比べて初期費用を抑えることができます。

好立地にオフィスを持てるため、取引先や顧客からの信頼を得やすくなるでしょう。

従業員数が変動しやすい企業

従業員数が変動しやすい企業も、サービスオフィスが適している可能性があります。

なぜなら、短期間で契約できるため、従業員数や業績に応じて他のオフィスに移転することが可能だからです。

また、従業員数に応じて利用スペースを拡張できるなど、柔軟な対応ができる施設もあります。

入退去にかかる費用が賃貸オフィスよりも節約できることも、サービスオフィスが適している理由です。

まとめ

サービスオフィスは、一般的な賃貸オフィスに比べて初期費用を大幅に抑えることができます。

また、充実した設備やサービス、上質な空間、利便性の高い立地などが特徴です。

ただし、内装の自由な変更ができないことや、一部サービスに追加料金が発生することがある点には注意が必要です。

また、サービスオフィス以外にも、シェアオフィスやレンタルオフィス、コワーキングスペースなど、さまざまなオフィス形態があり特徴も異なります。

それぞれの特徴を理解し、ニーズに最適なオフィスを選ぶことが大切です。